Entenda a importância da gestão de processos

Qual a importância da gestão de processos para o setor de marketing da sua empresa?

Os departamentos de marketing de muitas empresas têm adotado a gestão de processos para melhorar os resultados em vendas. A nova metodologia facilita a coordenação das ações em busca de metas e objetivos mais claros.

Apesar disso, sempre que surgem novos métodos de gestão, muitos profissionais não entendem sua aplicação a diferentes setores de negócio. Por isso, preparamos um conteúdo para desmistificar o assunto.

A seguir, vamos esclarecer o que é a gestão dos processos, como ela ajuda empresas, quais os benefícios de aplicá-la ao marketing, como implementar e qual a diferença da gestão por processos.

O que é a gestão de processos?

Com a crescente complexidade nas atividades desenvolvidas por grandes empresas, a gestão de processos surgiu como uma forma de coordenação e monitoramento do trabalho. Essas companhias perceberam que, ao centralizar e integrar as informações e a comunicação de um setor, era possível aumentar a produtividade e o desempenho do negócio.

Graças à tecnologia da informação, que forneceu os sistemas integrados, foi possível ultrapassar a barreira dos departamentos e coordenar o trabalho de acordo com a dinâmica dos processos. Assim, a empresa corta etapas desnecessárias, diminui a burocracia e produz mais.

Em pouco tempo, a gestão de processos se tornou inspiração para melhorar o desempenho em pequenas e médias empresas. O método também passou a ser aplicado entre diferentes setores das instituições, sendo o marketing apenas uma das atividades beneficiadas.

Quais os benefícios da gestão de processos para o marketing?

Assim como outros departamentos que lidam com muitas demandas, a funcionalidade do setor de marketing depende de diferentes processos simultâneos. É preciso coordenar campanhas publicitárias, criar conteúdos em redes sociais, preparar releases para investidores e parceiros, cuidar da imagem da empresa e exercer uma série de outras tarefas — a lista é imensa.

Para que todas essas atividades sejam realizadas com sucesso, os processos precisam estar alinhados às metas e aos objetivos do setor. Logo, mapear cada uma das atividades mais importantes ajuda a melhorar o fluxo de trabalho, evitar erros, ganhar em qualidade e até aumentar vendas. A gestão de processos representa, ainda, um diferencial devido ao uso qualificado dos dados.

A partir do monitoramento das atividades mais importantes, os dados e as informações são transmitidas com mais agilidade ao restante da equipe. Isso representa uma vantagem em situações que precisam de respostas rápidas e firmes.

Outro benefício do monitoramento é a identificação de pontos problemáticos, que travam o trabalho e requerem mais flexibilidade ou uma adaptação.

Como implementar?

Alguns procedimentos podem ser seguidos como modelo para criar uma gestão de processos. Veja, a seguir, quais são eles!

Gestão de processos na prática

Mapeamento

O primeiro passo é mapear todos os processos necessários para fazer a entrega da atividade, do serviço ou do produto. A ideia é identificar quais são os principais passos realizados pela equipe.

A produção de um anúncio pago, por exemplo, pode ser mapeada da seguinte forma:

  • definição da mensagem e do tipo de anúncio;

  • orçamento de produção (imagem, áudio, vídeo etc.);

  • orçamento de veiculação;

  • aprovação de orçamentos;

  • produção da campanha publicitária;

  • envio de arquivos para veiculação.

Com um mapa bem definido, fica mais fácil coordenar as atividades e antecipar os problemas. Como resultado, são evitados erros e atrasos.

Redesenho

O mapa de processos das principais atividades serve de base para analisar o desempenho do setor e identificar possíveis pontos de melhoria. Para isso, tente obter e centralizar o máximo de dados e informações.

Redesenhar o mapa de processos é uma boa forma de encontrar soluções em atividades com muitos problemas. Isso requer coragem e liderança para propor mudanças, excluir etapas, criar outras e, principalmente, gerar adaptação e flexibilidade.

Monitoramento

A partir do redesenho, deve-se implementar as mudanças de forma gradual. Para realmente entender se elas são eficientes, é preciso monitorar os resultados de modo constante. No caso do marketing, alguns softwares de gestão e outras ferramentas de automação ajudam a obter dados relevantes e estratégicos.

Com eles, são encontradas soluções e implementadas mudanças precisas. Por sua vez, a automação de algumas atividades ajuda a equipe a ganhar tempo para se dedicar a outras tarefas mais importantes.

Qual a diferença para a gestão por processos?

Por fim, muita dúvida recai sobre qual seria a diferença entre gestão “de processos” e “por processos”. O fato é que, muitas vezes, os dois termos são usados para se referir ao mesmo método.

Contudo, podemos apontar que, normalmente, a gestão por processos trata da coordenação mais ampla entre diferentes setores de uma empresa. Já a gestão de processos trata, principalmente, dos diversos procedimentos dentro de um mesmo departamento.

É essa capacidade de aplicação em diferentes ambientes e realidades que tornou a gestão de processos muito popular entre pequenas e médias empresas. No marketing, ela se mostra eficiente em encontrar soluções e otimizar procedimentos que antes eram trabalhosos.

Uma das novas técnicas que se beneficia dessa metodologia é o Inbound Marketing. Aproveite para conferir mais este artigo do blog sobre o tema.