CRM educacional: por que sua instituição deve usá-lo?

O CRM educacional pode ser a solução que seu negócio precisa para fechar mais matrículas. Basicamente, por meio dessa ferramenta, você qualifica o relacionamento com seus alunos e público de interesse, passando a ter mais oportunidades de demonstrar como a instituição pode impactar positivamente a formação de quem se propõe a investir nela.

Para quem ainda não conhece como funciona o CRM educacional, preparamos este conteúdo para tratar especificamente dessa solução. Falaremos sobre aplicações em situações práticas, de softwares disponíveis no mercado e das demais vantagens de se investir nesse tipo de ferramenta. Confira!

O que é o CRM educacional?

O CRM educacional integra as ações de comunicação, marketing e vendas no âmbito de sua instituição. Com esse tipo de ferramenta, passa a ser possível centralizar o contato de alunos e potenciais interessados por seus serviços. Para isso, vale criar uma ficha na plataforma com as informações relevantes, assim como registrar interações realizadas em canais de relacionamento.

Uma boa solução de CRM deve se preocupar com o registro de atividades e contatos em situações como:

  • ficha completa de alunos e potenciais alunos;
  • informações obtidas em quaisquer contatos e atendimentos e
  • visitas realizadas à instituição por alguém interessado em se matricular.

Por que adotar o CRM educacional em sua instituição?

Vejamos, de forma prática, por que o CRM educacional pode ser relevante para a sua instituição de ensino.

Captação de novos alunos

Suponhamos que você oferte um curso na modalidade EaD e, no âmbito de sua estratégia para a captação de novos alunos, uma aula grátis é oferecida para que seu público conheça, com mais detalhes, o conteúdo ofertado.  Essa é, inclusive, uma estratégia bastante efetiva para quem atua nesse mercado.

Com a oferta desse conteúdo gratuito, você pode captar informações estratégicas de seu lead, como nome, e-mail, telefone, profissão, áreas de interesse etc. Acontece que, mais que reunir esses dados, é preciso saber o que fazer com eles.

No contexto de nosso exemplo, é um tanto óbvia a necessidade de entrar em contato com quem assistiu à aula gratuita disponibilizada para sondar o interesse de se efetivar uma matrícula e não simplesmente aguardar passivamente por um retorno. No entanto, sabemos que nem sempre é isso o que acontece, principalmente quando se trata de pequenos negócios.

Na correria do dia a dia, quem exerce inúmeras funções em uma instituição de ensino pode considerar essa tarefa um tanto secundária frente à urgência imposta por tantas outras. E o que acontece? Uma oportunidade de negócio é perdida.

Com um software de CRM – ferramenta que centraliza informações estratégicas de seus leads e conta com uma série de funcionalidades visando a qualificação de relacionamento –  é possível acompanhar o status de cada contato estabelecido e, até mesmo, automatizar alguns fluxos de trabalho com mensagens personalizadas para diferentes segmentos de leads.

Usufruindo desse tipo de solução, o tempo dedicado para o trabalho de captação de novos alunos cai consideravelmente, sem falarmos na otimização dos processos.

Manutenção de histórico de relacionamento

Manutenção de histórico de relacionamento do CRM educacional

Com um histórico de informações de cada um de seus alunos fica mais fácil estabelecer ações de comunicação e atendê-los no que for preciso. E, para que você entenda como isso funciona, vejamos mais um exemplo.

Suponhamos que um estudante tenha contatado o suporte do curso para reportar algum tipo de problema para acessar as aulas disponibilizadas em meio digital ou esteja com dificuldades para usufruir de algumas das funcionalidades da plataforma. Em um segundo contato, ele deseja saber se sua solicitação já foi atendida e abre um chamado em algum de seus canais de relacionamento.

Com um software de CRM, quem está dedicado a realizar esse atendimento, pode acessar prontamente o histórico daquele aluno e encontrar informações resumidas sobre a motivação de outros contatos. É possível, ainda, conhecer o status da solicitação anterior e oferecer uma resposta esclarecedora ao aluno, diminuindo, assim, as chances de deixa-lo insatisfeito com o atendimento.

Não podemos nos esquecer que quaisquer inconformidades nesse tipo de atendimento desgastam a relação com o público da instituição e podem motivar o desligamento de alunos insatisfeitos.

Retenção de alunos

Saiba como o CRM educacional pode ajudar na retenção de alunos

Há pouco falávamos sobre a necessidade de oferecer um atendimento de qualidade a seus alunos, sendo esse um aspecto bem importante no âmbito de ações de retenção a serem realizadas em instituições de ensino. Isso porque, mais que atender de forma satisfatória, é preciso se comunicar proativamente com seu público e de maneira personalizada.

Em escolas e faculdades, por exemplo, é recorrente a necessidade de veicular diferentes tipos de comunicado para alunos de vários segmentos. Com as informações centralizadas em uma ferramenta de CRM, essa comunicação pode se dar de forma muito mais efetiva, com o público da instituição sendo informado sobre tudo dentro de um prazo razoável e partir dos canais adequados.

Nesse sentido, outro aspecto do maior interesse da gestão escolar é o relacionamento a ser estabelecido com alunos inadimplentes. Esse é um tipo de comunicação delicada pois, se de um lado a instituição deseja reter aquele cliente, por outro, a cobrança realizada de forma indevida pode colocar tudo a perder.

Com o CRM educacional e o registro de todas as interações com sua carteira de inadimplentes, as cobranças podem se dar de forma mais qualificada. Tenha em vista que o responsável por esse tipo de atividade terá em mãos todo o histórico de negociações já realizadas e poderá fazer uso estratégico dessas informações para dar encaminhamento as negociações e outras medidas cabíveis.

Como você pôde conferir no artigo de hoje, o CRM educacional é uma solução estratégica para lidar com uma série de processos de trabalho em sua instituição de ensino, o que contempla aspectos como: atendimento, captação de novos alunos e retenção de atuais, além da centralização de informações estratégicas. Fique atento(a) a todas as nossas dicas e avalie como adotar esse recurso no contexto de seu negócio.

E, agora que você já sabe como funciona o CRM educacional, temos outra dica de conteúdo de nosso blog para você acompanhar: “Atraia mais alunos para a sua instituição de ensino com Inbound Marketing.