Como automatizar sua Instituição de Ensino em 4 passos

O constante avanço da tecnologia vem causando uma grande transformação na forma como pequenas e médias empresas fazem a gestão de seus negócios. Hoje, esse avanço é acessível a todo tipo de empresas, incluindo qualquer instituição de ensino que busque a automação das suas atividades.

Com a adoção de softwares e outras ferramentas de automação há um salto de qualidade na gestão de processos e atividades cotidianas, e em áreas como relacionamento com os clientes, planejamento e acompanhamento das ações. 

Para citarmos apenas alguns exemplos de automação, podemos falar de sua aplicação em ações de atendimento ao cliente (chatbots), nutrição de leads, e-mail marketing, distribuição de conteúdo em diferentes canais, entre outras.

Mas não são só essas as vantagens de adotar uma ferramenta de gestão moderna. Então, a seguir, vamos nos aprofundar nesses benefícios para que você entenda por que deve procurar agora mesmo uma solução do tipo para a sua instituição de ensino. 

Ao final, ainda apresentamos 4 passos que ajudam na implementação de novas tecnologias. Acompanhe!

Vantagens em automatizar as ações na sua instituição de ensino

A automatização das atividades de gestão com o uso de ferramentas, como os softwares de automação, traz diversas vantagens. A seguir, explicamos brevemente as mais importantes.

Aumento da satisfação de clientes e parceiros

Aumento da satisfação de clientes e parceiros

Um dos principais objetivos com a automatização pelo uso de uma ferramenta tecnológica é a padronização das atividades. Na prática, possibilita a redução de erros e o aumento de produtividade, que contribuem para maior satisfação de clientes e parceiros. 

Redução de custos

Outro ponto sempre mencionado por empresas e gestores como uma das principais vantagens da automatização de atividades é a inerente redução de custos.

Uma vez que diversas atividades que demandam uma grande parcela do tempo de funcionários passam a ser feitas de forma automatizada (como atendimento por meio de canais de comunicação e envio de e-mails), sobra mais tempo para realizar outras atividades e, consequentemente, o custo total é reduzido.

Acompanhamento de métricas

Acompanhar métricas e índices que ilustram o desempenho das atividades e estratégias de uma empresa é fundamental para garantir que o negócio cresça de forma sustentável. Porém, acompanhar, entender e interpretar os dados sem apoio tecnológico adequado é um trabalho muito mais árduo. Assim, ferramentas de automação são extremamente úteis para integrar informações, monitorar métricas e produzir relatórios que ajudam nas tomadas de decisões.

Maior escalabilidade

Sem automatizar atividades rotineiras que demandam tempo e desgastam a equipe, a escalabilidade de um negócio se torna muito mais difícil. Por isso, independentemente do segmento de atuação, qualquer empresa que queira continuar crescendo chegará a um estágio em que a automatização de atividades é imprescindível, seja para nutrir leads, atender clientes, ou, simplesmente, para auxiliar na contabilidade.

Mais integração

Softwares de automação oferecem a grande vantagem de integrar informações de diferentes áreas e unificar o trabalho de setores mutuamente dependentes. 

Imagine, por exemplo, que com as informações fornecidas pelo setor de marketing a equipe de vendas saberá melhor quais leads estão em um estágio mais avançado para a efetuação de uma compra, ou quais clientes necessitam de um acompanhamento pós-venda mais próximo para garantir a fidelização.

Automatizando a sua instituição de ensino em 4 passos

Existem várias ações que uma instituição de ensino pode realizar para automatizar suas atividades. A seguir, apresentamos os principais passos para uma transformação tecnológica completa!

1. Adote um software de automação

Adotar um software de automação (como o RD Station, Mautic, Hubspot, entre outros) é, talvez, a ação mais importante para uma empresa que busca uma transformação tecnológica. Como mencionamos anteriormente, esse tipo de software reduz erros, economiza recursos, fornece relatórios de métricas e índices, melhora o desempenho, aumenta a produtividade, favorece a escalabilidade e possibilita a integração entre setores.

2. Use chatbots

Para a automatização do atendimento ao público, uma das ferramentas mais utilizadas atualmente são os chatbots. Basicamente, essa tecnologia usa Inteligência Artificial para que o atendimento de clientes via internet seja feito de forma automática.

Adotar essa tecnologia implica na redução de despesas com interação telefônica e na otimização do tempo de funcionários e atendentes que podem se dedicar a outras atividades importantes.

3. Busque integração com o WhatsApp

Entenda a necessidade de integração com o Whatsapp

Desde o seu surgimento, o WhatsApp se tornou o principal aplicativo de mensagens instantâneas que temos disponível. Assim, praticamente todas as empresas que se destacam no mercado criam canais de atendimento pelo mensageiro. 

Logo, para torná-lo mais eficiente, foi criado o WhatsApp Business, que permite a integração da rede de comunicação da empresa com o app. Nesse sentido, também é possível programar o WhatsApp para que ele funcione como um chatbot, facilitando a transmissão de informações para os clientes e a solução de problemas corriqueiros.

4. Aproveite as informações de CRM

O CRM (Customer Relationship Management) é, por excelência, a ferramenta que cuida do relacionamento com os clientes, acompanhando-os em suas jornadas de compra, organizando-os hierarquicamente e registrando interações com a empresa. Com isso, a integração entre o trabalho de CRM e um software de automação representa um ganho enorme na gestão do relacionamento com os clientes. 

Dado que o CRM reúne as informações mais relevantes sobre os clientes, a integração desses dados com um software de automação vai garantir maior qualidade e produtividade dos times de marketing e vendas.

Por fim, concluímos destacando que a automatização de atividades de sua instituição de ensino é um passo importante para alcançar a excelência na gestão. Dessa forma, até as atividades mais corriqueiras, porém, extremamente importantes, como o agendamento de visitas online, se tornam mais fáceis. 

Se você ficou curioso para saber como o agendamento online de visitas pode ser implementado em sua IE, aproveite e confira nosso conteúdo sobre o assunto!