Agendamento online

Agendamento de visitas online: como implementar nas IEs

O agendamento de visitas online é um recurso que vem sendo amplamente utilizado por instituições de ensino. Ao proporcionar essa facilidade, escolas e faculdades permitem a pais e alunos conhecerem a instituição sem a necessidade de deslocar até sua sede.

Em um cenário em que temos rotinas cada vez mais atribuladas, essa é uma grande vantagem. Além disso, desde que a visita seja bem estruturada, causando uma boa impressão, são grandes as chances de se efetivar uma nova matrícula.

Pensando nisso, preparamos este artigo com dicas de como organizar o agendamento de visitas online. Falaremos sobre como estruturar um roteiro, treinar sua equipe e quais tópicos abordar durante a interação com pais e alunos, além de exemplificar o que não pode faltar em sua abordagem. Acompanhe.

Como organizar o agendamento de visitas online?

Neste tópico, você aprenderá a organizar e implementar o agendamento de visitas online.

Crie um formulário para captar informações dos pais

O primeiro passo é criar um formulário eletrônico para coletar os dados de pais e alunos interessados em agendar uma visita. Esse documento deve solicitar informações como:

  • nome;
  • idade;
  • e-mail;
  • nível de ensino de interesse (infantil, fundamental, médio, técnico, superior, etc.)
  • informações sobre o aluno e
  • disponibilidade de data e horário para a visita.

Com essas informações será possível estruturar um roteiro personalizado para a visita, tal qual veremos a seguir.

Estabeleça um roteiro para as visitas

O roteiro para a visita é o ponto mais importante entre todos aqueles que abordaremos. Isso porque é necessário pensar em um formato capaz de prender a atenção de pais e alunos, promovendo a escola de maneira consistente e mostrando o que ela oferece de melhor.

Vejamos, então, algumas considerações a esse respeito:

  • pense em visitas de, no máximo, 40 minutos. Um tempo mais estendido que esse pode ser desinteressante para as pessoas;
  • comece com uma breve introdução sobre a instituição: história, diferenciais, localização, eixos da proposta pedagógica, entre outros aspectos;
  • faça um tour pelas dependências da escola, mostrando a infraestrutura que estará à disposição do aluno, levando em consideração o nível de ensino;
  • fale a respeito da proposta pedagógica da escola, demonstrando qual a linha de ensino da instituição e o que se espera do aluno.

Convide os pais para uma visita presencial

O fechamento da visita online pode vir acompanhado de um convite para uma visita online

O fechamento da visita online pode vir acompanhado de um convite para que os pais e/ou alunos conheçam presencialmente a instituição. Essa é uma boa oportunidade para investir em uma abordagem de vendas, momento em que se apresenta uma proposta para efetivação da matrícula mediante tudo o que foi apresentado.

Presencialmente, também, será possível esclarecer quaisquer dúvidas a respeito de questões abordadas durante a visita online e demonstrar muitos outros aspectos relacionados ao custo-benefício de optar por sua instituição.

O que não pode faltar?

Depois de entender como estruturar o agendamento de visita online, vejamos outros pontos importantes que não podem faltar em sua abordagem.

Treinamento para a equipe responsável pela visita

O sucesso de suas visitas online depende decisivamente de quem a conduz. Dessa forma, é mais que necessário investir em treinamentos para a equipe pedagógica e para qualquer outro time responsável por esse atendimento.

Quem ficar a cargo de apresentar a proposta de ensino, por exemplo, deve ter um entendimento muito claro da mensagem que a direção deseja passar a esse respeito, além, é claro, de deter conhecimento e propriedade para falar sobre o assunto.

A mesma lógica se aplica à abordagem comercial. O colaborador que atuará nessa frente deve falar sobre os benefícios de se estudar na instituição, com destaque para aspectos relacionados à infraestrutura, apoio administrativo e custos.

Falar sobre os valores da instituição de ensino

Os valores de uma instituição de ensino influenciam diretamente a decisão de pais e alunos na hora da matrícula, sendo necessário ser o mais claro possível a esse respeito para evitar futuros problemas.  Escolas e faculdades ligadas a igrejas, por exemplo, devem informar de que forma essa filiação impacta a proposta de ensino e as normas de convivência de maneira geral.

A disciplina de ensino religioso faz parte da grade curricular? Os alunos são convidados ou incentivados a participar de algum tipo de liturgia? Datas religiosas são comemoradas no calendário escolar?

A questão relacionada à religião é apenas um ponto a ser observado, sendo necessário se preocupar em passar um posicionamento consistente no que se refere a valores.

Destacar principais benefícios para cada perfil de aluno

É interessante que a visita online seja minimamente personalizada, levando em conta o nível de ensino do aluno. Pensando na escola regular, deve-se planejar uma abordagem própria para o ensino infantil, fundamental e médio. Afinal, cada um deles conta com particularidades significativas em termos de proposta pedagógica.

Informar quais são as atividades extracurriculares

As atividades extra-classe são extremamente valorizada

As atividades extracurriculares também devem ser abordadas durante a visita online, uma vez que elas podem ser encaradas como um diferencial. Instituições que se preocupam com esse aspecto, promovendo ações que vão além do currículo regular, agregam valor ao serviço que oferecem e isso é extremamente valorizado.

No caso de escolas, principalmente, o ensino de idiomas a partir de cursos próprios, programas de reforço escolar, oficinas, assim como a organização de equipes esportivas, são responsáveis por preencher parte do tempo dos alunos com atividades dinâmicas e absolutamente necessárias.

Além do valor intrínseco dessas atividades, é estratégico para a organização da rotina dos pais manter os filhos na escola por tempo integral, ou em dois turnos, por pelo menos alguns dias da semana. Para muitas famílias, isso significa não ter que contratar ou ter alguém para acompanhar os filhos em casa enquanto estão no trabalho.

Neste artigo, falamos sobre como estruturar o agendamento de visitas online e mostramos o quão estratégico é esse recurso. E, para continuar a conferir dicas importantes para conquistar mais matrículas em sua instituição de ensino, acompanhe este conteúdo de nosso blog: “Cursos EAD: conquiste mais matrículas com Marketing Digital no pós-pandemia.